Nieuws
Gebruik vijf vaste vraagcategorieën: basisinformatie, werkhouding, vaardigheden, betrouwbaarheid en een afsluitende vraag over aanbeveling. Vraag altijd toestemming aan de kandidaat voordat je een referent belt, en eis bij elk antwoord een concreet voorbeeld in plaats van een algemene indruk. Noteer feiten los van je eigen interpretatie, en stel elke referent dezelfde kernvragen zodat je kandidaten eerlijk kunt vergelijken.
Kort samengevat:
- Alleen met expliciete toestemming van de kandidaat mag je referenten bellen en moet je duidelijk maken welke informatie je vastlegt.
- Een gestructureerde vragenlijst met kernvragen binnen vijf vaste categorieën zorgt voor consistente en betrouwbare referentiegegevens.
- Het is essentieel om bij elk antwoord een concreet voorbeeld te vragen, vooral bij vage of ontwijkende reacties van referenten.
- Het proces moet minimaal een kwartier duren per gesprek en zowel de feitelijke antwoorden als de interpretaties zorgvuldig documenteren.
- Bij twijfel is het verstandig om meerdere referenten te benaderen en de uitkomsten te vergelijken, vooral bij functies met grote verantwoordelijkheid of klantcontact.
Een goede referentiecheck bestaat niet uit een losse verzameling vragen, maar uit een vast raamwerk dat je bij elke kandidaat herhaalt. Dat is precies wat de SER adviseert in haar richtlijn over inclusieve werving: leg vooraf vast welke competenties je toetst, stel iedere referent dezelfde kernvragen en scheid feiten van interpretaties. Dat beperkt vooroordelen en maakt kandidaten onderling vergelijkbaar.
De vijf categorieën die in de praktijk het meest opleveren:
Deze structuur werkt als een sjabloon. Vul per functie de details in, maar houd de vijf hoofdlijnen overeind. Zo voorkom je dat het gesprek uitwaaiert naar willekeurige koetjes en kalfjes.
Een referentiecheck is pas nuttig als je doorvraagt. Een referent die zegt “hij was heel gedreven” heeft je niets bruikbaars gegeven. Vraag dus altijd naar een concreet moment, een specifiek project of een meetbaar resultaat. Dat sluit aan bij wat Indeed beschrijft: gerichte, vergelijkbare vragen met concrete voorbeelden leveren meer betrouwbare informatie op dan een lange lijst losse vragen.
Hieronder tien uitgewerkte voorbeeldvragen met doorvraagpunten, gebaseerd op de vijf categorieën.
Voor sales-functies vraag je specifiek naar behaalde targets, de opbouw van de pipeline en de kwaliteit van klantrelaties: “Hoe verhield de omzet van deze persoon zich tot het team gemiddeld?” en “Bleven klanten terugkomen, of ging het vooral om eenmalige deals?” Voor marketingrollen vraag je naar concrete campagneresultaten en de samenwerking met creatievelingen: “Welke campagne heeft deze persoon zelf opgezet, en wat was het meetbare resultaat?” Bekijk voor meer verdieping ook deze interviewvragen voor een marketeer, die goed te vertalen zijn naar referentievragen.
Voor leidinggevende posities stel je een extra vraag: “Hoe ging deze persoon om met het geven van moeilijke feedback aan een teamlid?” Doorvragen op een concrete situatie onthult meer dan een lijst competenties.
Pro-tip: Krijg je een vaag of ontwijkend antwoord? Herhaal de vraag in een andere vorm, bijvoorbeeld: “Kun je me het laatste voorbeeld geven waarbij dit speelde?” Referenten die iets verzwijgen, geven bij een tweede poging vaak alsnog een aanwijzing via hun toon of stilte.
Let bij interpretatie op inconsistenties: als het antwoord van de referent flink afwijkt van wat de kandidaat zelf vertelde, is dat geen directe rode vlag, maar wel een signaal om nog een keer door te vragen of een tweede referent te raadplegen.
Niet elke vraag die je zou willen stellen, mag je ook stellen. De Autoriteit Persoonsgegevens is daar duidelijk over: bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheid, ras of etniciteit, religie, het burgerservicenummer en strafrechtelijke gegevens vallen onder strikte beperkingen. Je vraagt daar in principe niet naar, tenzij een wettelijke uitzondering dat specifiek toestaat voor de functie.
Onderwerpen die je moet vermijden bij een referentiecheck:
Werkgevers mogen persoonsgegevens van sollicitanten niet zomaar breed verwerken: bijzondere categorieën en strafrechtelijke gegevens vragen om terughoudendheid en een concrete wettelijke grondslag, aldus de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vraag altijd expliciet toestemming aan de kandidaat voordat je een referent belt, en leg uit welke informatie je vastlegt en waarom. Dat is niet alleen een formaliteit: het is de basis van doelbinding onder de privacywetgeving. Krijg je tijdens het gesprek toch een gevoelig signaal, bijvoorbeeld een referent die spontaan iets over gezondheid noemt? Noteer dat je dit niet meeneemt in je beoordeling, en stuur het gesprek terug naar functiegerelateerde feiten.
Een referentiecheck werkt het best als een vast proces, niet als een los telefoontje tussen twee andere afspraken.
Pro-tip: Bel bij twijfel een tweede referent. Één enthousiast of juist erg terughoudend verhaal zegt weinig; een patroon over twee gesprekken zegt veel meer.
Het verschil tussen een referentiecheck die iets oplevert en een die alleen een vinkje op de checklist is, zit in consistentie. Als je bij de ene kandidaat vooral doorvraagt op samenwerking en bij de andere vooral op resultaten, vergelijk je uiteindelijk appels met peren. De SER-richtlijn over inclusieve selectie is hier expliciet over: gebruik voor elke kandidaat dezelfde kernvragen en dezelfde beoordelingscriteria, en pas die niet stilzwiegend aan naarmate het gesprek verloopt.
Dat vraagt om een vast referentiecheck-formulier per functie, met de vijf categorieën als basis en per categorie een korte scoreaanduiding of notitieveld. Vul dat formulier direct tijdens of vlak na het gesprek in, terwijl details nog vers zijn. Werk je met meerdere recruiters of hiring managers, geef dan iedereen hetzelfde formulier, zodat de uitkomst niet afhangt van wie het gesprek toevallig voerde.
Consistentie betekent niet dat elk gesprek identiek verloopt. Bij een sales-functie leg je meer nadruk op cijfers en klantrelaties, bij een marketingfunctie op campagneresultaten en creativiteit. De kern, de vijf categorieën en de manier van doorvragen, blijft echter hetzelfde. Zo bouw je een archief van referentiechecks op waarmee je patronen kunt herkennen: welke vragen leveren telkens de meest bruikbare antwoorden op, en welke referenten geven consequent vage informatie?
Deze aanpak kost iets meer tijd bij het opzetten van het formulier, maar bespaart tijd bij elke volgende vacature. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden per functie.
Een referentiecheck staat nooit op zichzelf en past binnen een datenbasierte Recruitment-Strategie die zorgt voor planbare kandidatenwerving. Het is een aanvullend selectiegesprek dat werkervaring, verantwoordelijkheden en samenwerking verifieert naast wat je al weet uit cv, sollicitatiegesprekken en eventuele assessments, zoals ook Indeed beschrijft. Plaats de check daarom pas nadat je een sterke kandidaat hebt geselecteerd, meestal in de laatste fase voordat je een aanbod doet.
Vergelijk de uitkomst altijd met wat de kandidaat zelf tijdens de sollicitatiegesprekken heeft gezegd. Klopt het verhaal over vertrekreden, resultaten en teamrol? Kleine afwijkingen zijn normaal, iedereen kleurt zijn eigen verhaal een beetje. Grote tegenstrijdigheden zijn een reden om dieper te graven, niet om automatisch af te wijzen.
Betrek de referentiecheck ook bij je eindbeoordeling naast andere criteria, niet als losstaand vetorecht. Een enkel negatief signaal van één referent zegt minder dan een consistent beeld over meerdere gesprekken en gespreksrondes heen. Gebruik de uitkomst als extra laag van zekerheid, vooral bij functies met veel verantwoordelijkheid, klantcontact of financiële impact, waar een verkeerde inschatting duur uitpakt.
Voor rollen in sales en marketing loont het om de referentiecheck te combineren met een gerichte casus of proefopdracht uit het sollicitatieproces. Zo toetst je niet alleen wat referenten zeggen, maar ook wat de kandidaat zelf laat zien.
De meest gemaakte fout is haast: een referentiecheck die binnen vijf minuten wordt afgeraffeld, levert zelden meer op dan een bevestiging van het cv. Neem minimaal een kwartier per gesprek, en plan het niet tussen twee andere afspraken in.
Een tweede valkuil is het alleen bellen van referenten die de kandidaat zelf heeft aangedragen. Dat is prima als startpunt, maar vraag ook eens naar een directe collega naast de leidinggevende die de kandidaat opgaf. Verschillende perspectieven op dezelfde periode leveren een vollediger beeld.
Andere veelgemaakte fouten:
De meeste van deze valkuilen los je op met discipline: een vast formulier, een vaste vragenlijst en de gewoonte om elk antwoord te toetsen aan een concreet voorbeeld voordat je het als feit noteert.
Een referentiecheck is geen vrijblijvend informeel praatje. Zodra je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, gelden de regels van de privacywetgeving onverkort, en een fout daarin kan je organisatie aansprakelijk stellen. Vraag je toch door naar gezondheid, religie of strafrechtelijke feiten zonder wettelijke grondslag, dan overtreed je de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens, met mogelijke klachten of sancties als gevolg.
Er is ook een risico aan de andere kant: als je zonder toestemming van de kandidaat referenten benadert, kan dat als een schending van de persoonlijke levenssfeer worden opgevat en tot een geschil leiden. Vraag daarom altijd expliciet toestemming, leg vast wanneer je die hebt gekregen, en bewaar referentiegegevens niet langer dan nodig voor de wervingsprocedure.
Ook een verkeerde interpretatie van een referentiecheck kan gevolgen hebben. Wijs je een kandidaat af puur op basis van één vaag of onbetrouwbaar referentiegesprek, zonder dat feitelijk onderbouwd, dan loop je het risico van een discriminatieclaim of een klacht over onzorgvuldige selectie. Documenteer daarom altijd op basis van welke feiten je een beslissing nam, niet alleen op basis van een onderbuikgevoel van de referent aan de telefoon.
Referentiechecks zelf uitvoeren werkt goed zolang je de tijd en discipline hebt om ze structureel te doen, niet als sluitpost aan het einde van een lange werkdag. Bij schaarse profielen in sales en marketing, waar één verkeerde aanname een dure misplaatsing oplevert, loont een gespecialiseerd bureau als Search‑on de moeite: het voert deze gesprekken dagelijks, herkent patronen sneller en heeft vaak al een netwerk rond de kandidaat. Bij eenvoudige, junior functies kun je het vaak prima zelf af, mits je de vijf categorieën consequent toepast.
— Jordy
Search-on is het alternatief voor een intern HR-team dat referentiechecks vaak laat versloffen door tijdsdruk: als gespecialiseerd recruitmentbureau voor sales en (digital) marketing voert Search-on deze gesprekken structureel, met dezelfde functiegerichte vragenlijsten voor elke kandidaat, in plaats van ad hoc tussen andere taken door.
Er wordt begeleiding geboden bij het volledige traject, van eerste kennismaking en screening tot referentiecheck en onboarding, specifiek voor diverse functies binnen sales en marketing. Er wordt exclusief en persoonlijk gewerkt met een beperkt aantal opdrachtgevers, waardoor er ruimte blijft voor diepgaande verificatie die een goede referentiecheck vraagt, zonder lange contracten of verborgen kosten. Er geldt bovendien een vervangingsgarantie bij misfits.
Wil je weten hoe Search-on referentiechecks en het hele selectieproces voor jouw vacature kan overnemen? Bekijk de mogelijkheden op de pagina voor werkgevers en vraag een vrijblijvend gesprek aan.
Ja, een werkgever mag referenties opvragen, maar altijd met toestemming van de kandidaat. Een referentiecheck dient als aanvulling op andere selectie-informatie, zoals Indeed beschrijft, en mag nooit de enige basis voor een afwijzing zijn.
Vraag de referent rechtstreeks of die bereid is om vragen te beantwoorden over jullie samenwerking, en geef aan welke werkgever contact zal opnemen. Kies bij voorkeur iemand die je functioneren goed kent, zoals een direct leidinggevende of een naaste collega.
Een referent mag feitelijke informatie delen over functie, periode, verantwoordelijkheden, prestaties en samenwerking. Onderwerpen als gezondheid, religie of strafrechtelijke feiten horen daar niet bij, tenzij een wettelijke uitzondering dat specifiek vereist volgens de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een referentiecheck is een aanvullend selectiegesprek met een door de kandidaat opgegeven referent, gericht op het verifiëren van werkervaring, prestaties en werkstijl. Het vervangt geen sollicitatiegesprek, maar bevestigt of nuanceert het beeld dat daaruit al is ontstaan.
Er is geen wettelijk vastgesteld aantal, maar twee referenten geven een betrouwbaarder beeld dan één. Bel bij voorkeur zowel een leidinggevende als een directe collega, zodat je twee perspectieven op dezelfde periode krijgt.
