Nieuws
Een bruikbare recruitment-SLA bevat vijf onderdelen: processtappen met vaste doorlooptijden, een RACI-schema voor verantwoordelijkheden, meetbare KPI’s, privacy- en AI-afspraken, en een monitoringschema met escalatiepad. Een concrete norm die direct werkt: twee geschikte kandidaten aanleveren binnen vijf werkdagen na een volledige intake. Begin met dit sjabloon of plan een intake om de afspraken op maat te maken.
Kort samengevat:
- Start de doorlooptijd pas na een complete intake, lever minimaal twee geschikte kandidaten binnen vijf werkdagen en registreer vertraging door de opdrachtgever apart.
- Laat de opdrachtgever binnen drie werkdagen gemotiveerde feedback geven en gesprekken binnen vijf werkdagen plannen; bij een positief oordeel volgt het aanbod binnen twee werkdagen.
- Verwijder gegevens van afgewezen kandidaten uiterlijk vier weken na afloop van de procedure, tenzij zij toestemming geven voor langere bewaring.
- Laat een medewerker elke geautomatiseerde voorselectie beoordelen voordat een kandidaat wordt afgewezen, en leg vast wie gegevens wist en wie inzage krijgt in de rangschikking.
- Leg bij exclusieve opdrachten een periode van vier tot zes weken vast en bepaal vooraf of daarna verlenging, heronderhandeling of samenwerking met meerdere bureaus volgt.
Een recruitment-SLA werkt alleen met een tijdlijn die bij elke fase een startmoment en een maximale duur noemt. Zonder dat ankerpunt blijft “doorlooptijd” een vage belofte in plaats van een afspraak die je kunt afdwingen.
Aantoonbare wachttijd door de opdrachtgever, zoals het uitblijven van feedback of een vertraagde goedkeuring, registreer je apart in het ATS en sluit je uit van de doorlooptijdberekening. Zo voorkom je discussie over wie verantwoordelijk is voor vertraging.
Een RACI-achtig schema voorkomt dat niemand zich verantwoordelijk voelt voor een vertraagde stap. Publieke SLA-voorbeelden onderscheiden procesregie, operationele uitvoering en inhoudelijke kandidaatbeoordeling als afzonderlijke verantwoordelijkheden, en die scheiding werkt net zo goed in een recruitment-SLA.
Leg vast wie eindverantwoordelijk is voor de uiteindelijke acceptatie en voor het volledige kandidaatdossier: meestal is dat de hiring manager voor de beslissing en HR voor de administratie. Een vaste feedbackdeadline, bijvoorbeeld drie werkdagen na een gesprek, voorkomt dat kandidaten afhaken door stilte.
KPI’s zijn alleen nuttig als ze een duidelijke definitie en een meetmethode hebben. Zonder die precisie wordt elke KPI-discussie een welles-nietes over interpretatie.
Publieke SLA-voorbeelden noemen minimale aantallen kandidaten per aanlevering en verplichte dossierstukken zoals CV, motivatie en tarief, wat een KPI toetsbaar maakt in plaats van subjectief.
Meetregels die je vastlegt: het startmoment van elke KPI, de uitsluiting van aantoonbare wachttijd, de rapportageperiode en wie de cijfers aanlevert.
Bij structurele overschrijding van een kritieke KPI is een verbeterplan met concrete herstelmaatregelen en een nieuwe termijn gebruikelijk, zodat een eenmalige uitschieter niet meteen tot een conflict leidt.
Een SLA die je kunt gebruiken, bevat clausules die je bijna letterlijk kunt overnemen. Hieronder een checklist met de onderdelen die in vrijwel elke werkbare recruitment-SLA terugkomen.
Pro-tip: Zet elke clausule in de actieve vorm met een getal en een deadline: “binnen X werkdagen” werkt beter dan “zo snel mogelijk”.
Privacy en AI horen niet als losse bijlage achteraan, maar als volwaardige clausule in de SLA. Dat voorkomt dat een geautomatiseerde screeningstool buiten het zicht van de opdrachtgever blijft.
Een SLA zonder vaste rapportagemomenten verwatert binnen een paar maanden tot een intentieverklaring. Spreek daarom een ritme af dat past bij het volume aan vacatures.
Pro-tip: Koppel elke KPI-overschrijding aan een concrete herstelactie in plaats van alleen een melding, zodat een rapport altijd tot een vervolgstap leidt.
Exclusiviteit bepaalt of een opdrachtgever met één partij werkt of meerdere bureaus parallel inschakelt op dezelfde vacature. Beide vormen zijn gangbaar, maar de SLA moet helder maken welke variant geldt en wat dat betekent voor tempo en prioriteit.
Bij een exclusieve opdracht committeert de opdrachtgever zich aan één recruitmentpartner voor een vastgestelde periode, vaak vier tot zes weken. In ruil daarvoor krijgt de vacature voorrang in sourcingcapaciteit en gelden de kortere doorlooptijden uit de SLA onverkort. Leg vast wat er gebeurt als de exclusieve periode verstrijkt zonder plaatsing: verlenging, heronderhandeling van de voorwaarden, of overgang naar een niet-exclusieve opdracht.
Bij een niet-exclusieve opdracht werkt de opdrachtgever met meerdere bureaus tegelijk. Neem in dat geval op hoe dubbele voordracht van dezelfde kandidaat wordt voorkomen, bijvoorbeeld door een meldplicht zodra een kandidaat wordt voorgedragen. Zonder die afspraak ontstaat snel onduidelijkheid over wie een kandidaat als eerste heeft aangedragen, met risico op dubbele facturatie of een verstoorde relatie tussen bureaus.
Een voorkeurspositie, waarbij een bureau als eerste aanspreekpunt geldt voor een reeks vacatures binnen een functiegroep, werkt goed voor organisaties met terugkerende wervingsbehoefte in sales of marketing. Spreek in dat geval af binnen welke termijn het voorkeursbureau een reactie moet geven op een nieuwe aanvraag voordat de opdrachtgever elders mag uitvragen, en reken dat recht ook door naar de doorlooptijdafspraken uit het stappenplan.
Een SLA zonder consequenties bij afwijking is in de praktijk een vrijblijvende intentie. Neem daarom op welke stappen volgen zodra een partij structureel niet aan de afspraken voldoet, voor beide kanten van de overeenkomst.
Bij een eenmalige overschrijding van een doorlooptijd of KPI volstaat meestal een signalering met een korte verklaring. Bij herhaalde of structurele afwijking is een formeel verbeterplan gangbaar: concrete herstelmaatregelen, een nieuwe termijn en een vervolgmoment om te toetsen of de afspraken weer worden gehaald. Publieke SLA-modellen beschrijven dit type verbeterplan als standaardinstrument bij onderpresteren, met audits als extra controlemiddel wanneer een verbeterplan niet het gewenste effect heeft.
Niet-naleving werkt twee kanten op. Als een opdrachtgever structureel te laat feedback geeft of besluitvorming vertraagt, moet de SLA ook daarvoor een consequentie benoemen, bijvoorbeeld het opschorten van de doorlooptijdgarantie tot de achterstand is ingelopen. Neem op welk bewijs nodig is om een afwijking vast te stellen, zoals ATS-logs met tijdstempels, zodat een discussie over “wie te laat was” met data te beslechten is in plaats van met aannames.
Bij aanhoudende niet-naleving die niet via een verbeterplan wordt opgelost, is een exitclausule met een redelijke opzegtermijn de praktische uitweg. Beschrijf in de SLA ook wat er gebeurt met lopende kandidaatdossiers en eventuele succesfee-afspraken bij een voortijdige beëindiging, zodat die vraag niet pas ontstaat op het moment dat de relatie al onder druk staat.
Een recruitment-SLA is geen vrijblijvend procesdocument maar een overeenkomst met juridische gevolgen, vooral waar die raakt aan persoonsgegevens en betalingsvoorwaarden. Een paar elementen horen daarom standaard in de tekst, los van de operationele afspraken over doorlooptijden en KPI’s.
Leg vast op basis van welke grondslag persoonsgegevens van kandidaten worden verwerkt en wie binnen de samenwerking optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. De AVG is van toepassing zodra persoonsgegevens systematisch worden verwerkt, en organisaties moeten kunnen aantonen dat zij aan de verplichtingen voldoen, inclusief de vraag of een DPIA nodig is bij een nieuwe tool of werkwijze.
Neem daarnaast een heldere bepaling op over de succesfee: wanneer die verschuldigd is, binnen welke termijn na plaatsing, en wat er gebeurt als een kandidaat binnen de proeftijd vertrekt. Een garantieclausule bij vroegtijdig vertrek, met een vervangingsrecht binnen een vastgestelde periode, voorkomt discussie achteraf.
Een aansprakelijkheidsbepaling hoort eveneens in de SLA: welke partij aansprakelijk is bij onjuiste informatie in een kandidaatdossier, en hoe geheimhouding van bedrijfsinformatie en kandidaatgegevens is geregeld tijdens en na de samenwerking. Vermeld ook de looptijd van de overeenkomst, de opzegtermijn en welk recht van toepassing is, zodat er geen onduidelijkheid bestaat zodra een geschil ontstaat.
Een SLA die alleen termijnen en KPI’s regelt, mist het element dat de meeste wrijving veroorzaakt in de praktijk: hoe en hoe vaak beide partijen met elkaar communiceren. Leg daarom net zo concreet vast wie wanneer contact heeft als je doet voor doorlooptijden.
Spreek een vast communicatiemoment af, bijvoorbeeld een wekelijks kort overleg of statusupdate tijdens een actieve zoekopdracht, en benoem wie daarbij aanwezig is vanuit beide kanten. Leg vast via welk kanaal urgente zaken worden gemeld, zodat een kritieke vertraging niet pas via een maandrapport naar boven komt.
Feedback op kandidaten verdient een eigen afspraak, los van de algemene KPI voor feedbacktijd. Specificeer wat feedback minimaal moet bevatten: een concrete reden voor afwijzing, gekoppeld aan de eisen uit het functieprofiel, in plaats van een algemene “geen match”. Dat voorkomt dat een recruiter in het duister tast over welke richting de sourcing op moet.
Bij structurele onenigheid over de kwaliteit van kandidaten is een kort evaluatiemoment nuttig waarin beide partijen het functieprofiel en de aanpak herzien, voordat de samenwerking verder onder druk komt te staan. Dat moment hoort in de SLA als vast escalatie-alternatief naast het formele verbeterplan, specifiek gericht op afstemming in plaats van sanctie.
In onze eigen praktijk met sales- en marketingrecruitment werken doorlooptijdafspraken het beste als ze per functiegroep worden verfijnd: een SDR-rol kent een andere sourcingdruk dan een senior marketing manager. Afspraken over een vaste shortlist-omvang en een korte feedbackdeadline voorkomen de meeste vertraging die we in de praktijk tegenkomen.
Wie voor het eerst met een recruitment-SLA werkt, begint het beste met één pilotfunctie. Zo test je de afgesproken termijnen en KPI’s zonder meteen de hele wervingsorganisatie om te gooien.
— Jordy
Een goed opgestelde SLA is pas waardevol als iemand hem ook dagelijks uitvoert. Als gespecialiseerd recruitmentbureau voor sales en marketing vullen we die rol zelf in: we werken met een select aantal opdrachtgevers, leveren vaak binnen enkele dagen tot weken passende profielen aan, en rekenen geen langdurige contracten of verborgen kosten.
Wil je weten hoe dat voor jouw vacature werkt? Bekijk onze diensten voor werkgevers en plan een vrijblijvende intake.
Een SLA, of service level agreement, is een overeenkomst waarin partijen vastleggen welk serviceniveau wordt geleverd, inclusief termijnen, verantwoordelijkheden en meetpunten. In recruitment betekent dat concrete afspraken over doorlooptijden, aantallen kandidaten en feedbackmomenten tussen opdrachtgever en bureau.
Dat hangt sterk af van het verdienmodel en de sector; een bureau dat werkt op basis van no cure no pay ontvangt een succesfee die pas wordt betaald na een succesvolle plaatsing. Een vast of openbaar gemiddeld bedrag is niet eenduidig vast te stellen omdat tarieven per functieniveau en specialisatie verschillen.
Recruitment omvat het volledige proces van het werven en selecteren van kandidaten voor een vacature, van intake en sourcing tot screening, gesprekken en onboarding. Het gaat verder dan alleen vacatures plaatsen: het bureau begeleidt de kandidaat en de opdrachtgever door het hele traject.
Werving en selectie is doorgaans de bredere, meer traditionele term voor het zoeken en kiezen van kandidaten, terwijl recruitment vaak ook de relatiegerichte en strategische aanpak omvat, zoals employer branding en langetermijnrelaties met talent. In de praktijk worden beide termen regelmatig als synoniemen gebruikt, afhankelijk van het bureau of de sector.
