Nieuws
Werk met vooraf vastgestelde must-haves, een korte knockout-screening en een scorecard. Dat is de kortste weg naar een betrouwbare shortlist. Houd het aantal kandidaten tussen de 3 en 6, tenzij de functie complex is of de markt krap. Voor sales- en marketingrollen werkt Search-on met precies deze combinatie, en die aanpak voorkomt dat je op onderbuikgevoel beslist.
Kort samengevat:
- Een korte shortlist van drie tot zes kandidaten biedt voldoende vergelijkingsmateriaal zonder de besluitvorming te vertragen.
- Bij specialistische functies of een krappe markt kan de shortlist iets groter zijn, afhankelijk van de situatie en de beschikbare capaciteit.
- Het formuleren van scherpe selectiecriteria, inclusief must-haves en ontwikkelbare competenties, vergroot de kans op een duurzame match.
- Een gestructureerd wervingsproces met intake, telefonische screening, scorecards en duidelijke beoordelingsregels verhoogt de objectiviteit en snelheid.
- Uitbesteden van het selectieproces aan een gespecialiseerd bureau kan tijd besparen en sneller tot een sterke shortlist leiden.
Een beperkt aantal kandidaten is de gangbare richtlijn voor een shortlist, meestal enkele kandidaten. Een te kleine shortlist geeft de hiring manager te weinig vergelijkingsmateriaal, terwijl een te grote shortlist de besluitvorming kan vertragen zonder kwaliteitswinst.
Bij zeer specialistische functies met een smalle poule aan geschikte kandidaten kan de shortlist iets groter zijn, afhankelijk van de situatie. Dat is geen probleem, zolang je weet waarom je afwijkt van de norm.
De juiste omvang hangt af van een paar factoren:
Een kleinere shortlist met sterke kandidaten wint het altijd van een grote met vulling.
De kwaliteit van je shortlist wordt niet bepaald tijdens het screenen, maar tijdens het formuleren van de criteria daarvoor. Wie hier vaag blijft, sleept die vaagheid mee door het hele proces.
Bouw je criteria in deze volgorde op:
Het onderscheid tussen must-haves en ontwikkelbare competenties vergroot je kandidatenvijver aanzienlijk en verhoogt de kans op een duurzame match, blijkt uit onderzoek naar effectieve kandidaatselectie. Recruiters die te veel wensen tot eis verklaren, filteren onbedoeld precies de kandidaten weg die met wat coaching hun beste aanwinst zouden zijn geworden.
Pro-tip: Schrijf achter elk criterium hoe je het gaat toetsen: cv, screening of interview. Een criterium zonder toetsmoment verdwijnt onbewust naar de achtergrond zodra je druk krijgt.
Een intake van redelijke duur is voldoende, mits je een vaste agenda hanteert. Zonder structuur wordt het een vrij gesprek dat achteraf niets concreets oplevert voor de zoekopdracht.
Neem in elke intake minimaal deze punten door:
Leg de uitkomst direct vast in bruikbare zoektermen en ATS-tags. Een intake die alleen in notities blijft hangen, vertaalt zich niet naar een scherpere zoekopdracht. Een goed gestructureerd wervingsproces met heldere, vooraf afgesproken stappen verbetert zowel de consistentie van beslissingen als de ervaring van kandidaten, zo blijkt uit onderzoek naar best-in-class wervingsprocessen.
Een korte telefonische screening voorkomt dat je tijd verspilt aan kandidaten die niet aan de basisvereisten voldoen. Dat is precies waar de meeste tijdswinst in een selectieproces te behalen is, blijkt uit onderzoek naar sollicitatievoorbereiding.
Bouw de screening rond drie soorten vragen:
Wijs iemand direct af als een harde knock-out niet klopt, bijvoorbeeld een salarisverwachting die ver boven de bandbreedte ligt. Doe dat telefonisch of per e-mail zo snel mogelijk, met een korte, respectvolle reden.
Pro-tip: Stel bij twijfel altijd de vraag “wat zou je in deze rol het lastigst vinden?” Kandidaten die hier eerlijk op antwoorden, geven je vaak meer bruikbare informatie dan tien standaardvragen samen.
Een scorecard met vooraf gedefinieerde competenties en wegingen verhoogt de objectiviteit van je beslissing aanzienlijk, tonen praktijkgidsen over kandidaatselectie. Zonder scorecard beoordeel je onbewust op klik, en klik zegt weinig over prestaties.
Bouw een scorecard op met drie kolommen per competentie: de competentie zelf, een schaal van 1 tot 5, en een concreet voorbeeld van gedrag dat bij elk cijfer past. Zo wordt “goed onderhandelingsvermogen” op cijfer 4 bijvoorbeeld: “onderhandelde zelfstandig een deal met tegenwerking van de klant en sloot alsnog met marge.”
Ken elke competentie een gewicht toe op basis van hoe zwaar die meetelt voor het succes in de rol. Niet elke vaardigheid is even belangrijk, en een scorecard zonder weging behandelt ze alsof dat wel zo is.
Een scorecard die meteen na elk gesprek wordt ingevuld en gevalideerd, vermindert vertekening en verhoogt de betrouwbaarheid van de vergelijking tussen kandidaten aanzienlijk, bevestigen richtlijnen voor scorecard-gebruik. Concrete gedragsindicatoren per scorepunt maken de uiteindelijke beslissing bovendien beter te verantwoorden richting kandidaten en collega’s.
Een compacte workflow ziet er ongeveer zo uit, van intake tot shortlist:
Automatisering helpt vooral bij het ATS-filteren op harde criteria, vaste screeningvragen en herbruikbare afwijzingssjablonen. De grootste valkuil bij haasten is het overslaan van de intake: een vage zoekopdracht kost achteraf meer tijd dan de tijd die je ermee dacht te besparen.
Afwijzen doe je snel en via het kanaal waarin het contact al liep: telefonisch na een gesprek, per e-mail na een cv-screening. Kandidaten die weken wachten op een reactie, delen die ervaring breder dan je denkt, ook binnen jouw eigen doelgroep van sales- en marketingprofessionals.
Een kort sjabloon werkt beter dan een lange verklaring:
Houd rekening met bewaartermijnen onder de AVG: cv’s van afgewezen kandidaten mag je in de regel niet onbeperkt bewaren zonder expliciete toestemming. Leg dit kort en helder vast in je afwijzingsbericht.
Bij het werven van accountmanagers, sales executives en digitale marketeers wordt vaak gebruikgemaakt van een combinatie van intake, screening en scorecards. De intake legt de kernresultaten en salarisbandbreedte vast, de telefonische screening filtert op motivatie en beschikbaarheid, en de scorecard zorgt dat de uiteindelijke shortlist op bewijs rust in plaats van indruk.
Bij specialistische rollen in sales en digital marketing telt vakkennis van de sector net zo zwaar als het proces zelf. Een recruiter die het verschil kent tussen een SEA-specialist en een contentmarketeer, stelt andere vragen en herkent andere signalen in een cv.
Voor bedrijven die zelf weinig capaciteit hebben om intakes, screenings en scorecards consequent uit te voeren, biedt een gespecialiseerd bureau met praktijkervaring in korte doorlooptijden vaak sneller resultaat dan een intern proces dat halverwege blijft steken.
Perfectie is de grootste vertraging in recruitment. Recruiters die wachten op de kandidaat die op alle tien punten scoort, laten sterke mensen lopen aan concurrenten die wél durfden te kiezen.
De scorecard bestaat niet om een onfeilbare kandidaat te vinden, maar om verantwoord te kunnen kiezen tussen goede opties. Focus op potentieel en ontwikkelbaarheid weegt vaak zwaarder dan een cv dat toevallig alle vakjes aanvinkt. Iemand die drie van de vijf must-haves haarscherp beheerst en de rest binnen drie maanden oppikt, is vaker een betere aanstelling dan de kandidaat die op papier perfect is maar geen enkele ontwikkelrichting toont.
Test dit proces bij je volgende vacature en stel het bij waar het wringt. Een scorecard die na twee sollicitatierondes nog precies hetzelfde is, is waarschijnlijk niet goed genoeg doordacht.
— Jordy
Zelf een scherpe intake voeren, knockout-vragen opstellen en een scorecard bijhouden kost tijd die veel bedrijven niet structureel vrij hebben naast de dagelijkse operatie. Er zijn bureaus die deze stappen kunnen uitvoeren en zich richten op sales- en digitalmarketingrollen, met kennis van de vakinhoudelijke vragen die bij deze functies horen, van accountmanager tot performance marketeer.
Waar een intern HR-team vaak weken kwijt is aan sourcing en screening naast de reguliere werkzaamheden, kan een gespecialiseerd bureau met een gericht netwerk en een vaste werkwijze de doorlooptijd verkorten. Deze bureaus werken vaak op basis van no cure no pay: je betaalt alleen bij een succesvolle plaatsing.
Wil je weten hoe dat proces voor jouw salesvacature eruitziet? Bekijk de sales recruitment gids van Search-on en ontdek hoe je binnen enkele weken een shortlist met sterke kandidaten op tafel krijgt.
Een shortlist is de beperkte selectie kandidaten, meestal 3 tot 6, die na cv-screening en telefonische voorselectie doorgaan naar een uitgebreid interview met de hiring manager.
Een longlist is de bredere verzameling van alle binnengekomen of gesourcede kandidaten, vaak tientallen namen, voordat cv-screening en knockout-vragen de lijst versmallen tot een shortlist.
De kern bestaat uit intake met de hiring manager, sourcing en cv-screening, een korte telefonische screening, een scorecardgesprek en het samenstellen van de definitieve shortlist op basis van totaalscores.
Drie tot zes kandidaten is de gangbare richtlijn, met uitzonderingen tot zeven of acht bij zeer specialistische functies of een krappe arbeidsmarkt.
Ja, gespecialiseerde bureaus zoals Search-on voeren intake, screening en scorecardbeoordeling uit voor sales- en marketingrollen, wat vooral tijd bespaart wanneer intern geen capaciteit beschikbaar is.
