Nieuws
Een achtergrondcheck bij een marketeer doe je door te controleren wat de kandidaat zelf aanlevert: cv, diploma’s, werkervaring, referenties en het zakelijke online profiel. Dat mag in Nederland, mits je een gerechtvaardigd belang hebt, alleen checkt wat nodig is voor de functie en de kandidaat vooraf vertelt wat je doet en waarom. Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vraag je alleen als de rol daar aanleiding toe geeft, bijvoorbeeld bij toegang tot grote budgetten of klantdata. Hieronder lees je per stap wat wel en niet kan, welke checks passen bij welke marketingrol en hoe je de uitkomst netjes afhandelt.
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens bestaat een screening meestal uit het natrekken van de gegevens op het cv, bijvoorbeeld door de referenties te bellen die de sollicitant zelf heeft opgegeven. Dat is ook de kern bij een marketeer. Je toetst of de kandidaat is wie hij zegt te zijn, of de opleiding en werkervaring kloppen en of eerdere leidinggevenden het beeld uit de gesprekken bevestigen.
Bij marketingfuncties komt daar een eigen laag bij. Marketeers verkopen zichzelf met resultaten: “ROAS verdubbeld”, “organisch verkeer met 300% laten groeien”, “community van 50.000 volgers opgebouwd”. Zulke claims zijn lastig te controleren en vaak het resultaat van een heel team. Een goede achtergrondcheck vraagt daarom niet alleen óf iemand bij een bedrijf werkte, maar ook welke rol hij had in de resultaten die hij noemt. Dat doe je in het gesprek met de kandidaat en in het referentiegesprek, niet door zelf in oude accounts of andermans data te gaan zoeken.
Wat een achtergrondcheck níét is: een vrije zoektocht naar alles wat er over iemand online staat, een gesprek met oud-collega’s die de kandidaat niet heeft opgegeven, of vragen naar gezondheid en privéleven. Daarover verderop meer.
De regels komen uit de AVG, met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als toezichthouder. De AP noemt een aantal voorwaarden voor screening die ook voor een marketingvacature gelden:
Screenen geldt als een verwerking met een hoog privacyrisico. Daarom moet je volgens de AP beoordelen of een data protection impact assessment (DPIA) nodig is. Blijkt uit die DPIA een hoog risico dat je niet kunt beperken, dan overleg je met de AP vóór de screening start. Voor een standaard cv- en referentiecheck bij een marketeer kom je daar zelden aan toe, maar plan je uitgebreider onderzoek, schakel dan je functionaris gegevensbescherming of een privacyjurist in.
De AP benadrukt ook dat screening zeer ingrijpend kan zijn voor de privacy van een sollicitant. Dat is geen reden om het te laten, wel een reden om het gericht te doen: check wat ertoe doet voor deze rol, en niets meer.
De vuistregel van Justis is dat screening proportioneel moet zijn in verhouding tot de functie. Het Privacy Expertise Centrum zegt in zijn routekaart screening dat je pas meer mag vragen als vertrouwen een belangrijk onderdeel van de functie is, en dat je nooit naar medische gegevens vraagt tenzij dat strikt noodzakelijk is.
Voor marketing betekent dat: kijk naar toegang en bevoegdheden, niet naar de functietitel. Een junior contentmarketeer en een marketingmanager met een mediabudget van zes cijfers hebben een heel ander risicoprofiel. De tabel hieronder is een praktisch voorbeeld van hoe je dat kunt vertalen. Stem het definitieve profiel af op je eigen organisatie.
| Rol | Typische toegang | Passende checks |
|---|---|---|
| Junior marketeer, contentcreator | Website-CMS, social kanalen | Identiteit, cv, opleiding (indien relevant), 1 à 2 referenties |
| SEO-, SEA- of social media specialist | Advertentieaccounts, analytics, tracking | Als hierboven, plus referentie over eigen bijdrage aan resultaten |
| Performance marketeer met eigen budget | Betaalmiddelen in advertentieplatforms, budgetbeslissingen | Als hierboven, plus VOG met passend screeningsprofiel overwegen |
| Marketing automation, CRM-specialist | Klant- en leadgegevens, e-maildatabases | Als hierboven, plus VOG gericht op omgang met gevoelige informatie overwegen |
| Marketingmanager, Head of Marketing | Budget, contracten, team, vertrouwelijke strategie | Volledig profiel: referenties op leidinggevend niveau, VOG |
Bij twijfel helpen de voorbeelden van Justis. Die noemt managers met veel bevoegdheden, werknemers die met gevoelige informatie werken en werknemers die met geld en goederen werken als functies waarbij screenen op betrouwbaarheid voor de hand ligt. Een marketeer die zelf campagnebudgetten uitgeeft of onbeperkt in je CRM kan, valt daar al snel onder.
Het PEC beschrijft vijf stappen: bepaal het functierisico en het screeningsprofiel, informeer vooraf, beveilig de gegevens, deel de uitkomst en verwijder tijdig. Vertaald naar een marketingvacature ziet dat er zo uit.
Hoe je een marketing-cv kritisch leest, inclusief signalen van opgeklopte claims, lees je in ons artikel over een cv van een marketeer beoordelen.
Een referentiegesprek van vijf minuten waarin je vraagt “was hij goed?” levert weinig op. Vraag naar concreet gedrag en naar de rol in resultaten. Bijvoorbeeld:
Vragen naar ziekteverzuim, gezondheid of privéomstandigheden horen er niet bij, net zo min als in het sollicitatiegesprek zelf. In ons overzicht van vragen die je niet mag stellen staat waar die grens ligt.
Juist bij marketeers is de verleiding groot om even te googelen: ze zijn per definitie online zichtbaar. De AP is daar duidelijk over. Je mag een sollicitant alleen op internet opzoeken als je een heel goede reden hebt, je je beperkt tot zakelijke informatie zoals een LinkedIn-profiel, de kandidaat dat vooraf weet en hij de kans krijgt de gevonden informatie toe te lichten. Dat iets openbaar staat, maakt het dus niet vrij bruikbaar.
Wat wel goed werkt: vraag de kandidaat zelf om een portfolio, cases of een toelichting op resultaten. Bij een contentmarketeer kijk je naar gepubliceerd werk dat hij aandraagt, bij een SEA-specialist laat je hem een anonieme case doorlopen. Dat is geen achtergrondcheck in juridische zin, maar het zegt vaak meer over vakmanschap dan welke database ook. Onze selectiecriteria voor een marketeer helpen je bepalen waar je op toetst.
Een VOG laat zien of iemand een strafblad heeft dat relevant is voor de functie. Justis beoordeelt of strafbare feiten een bezwaar vormen voor de functie waarvoor de VOG is aangevraagd. Volgens de Roadmap Screening van Partos geldt daarbij in principe een terugkijktermijn van vier jaar, bij zedendelicten onbeperkt. De waarde zit in de uniforme, objectieve aanpak; tegelijk kijkt een VOG alleen naar justitiële gegevens, dus vervangt hij de referentie- en cv-check niet.
Zo werkt de aanvraag:
Vraag de VOG pas aan als je de kandidaat daadwerkelijk wilt aannemen. Dat scheelt de kandidaat kosten en jou het verwerken van gegevens die je niet nodig hebt.
Na de screening ben je nog niet klaar. De AP verwacht dat je de kandidaat over de uitkomsten informeert. Wijs je iemand af op basis van de check, vertel dan waarom en geef ruimte voor een reactie. Een referent kan zich vergissen, een datum op een cv kan een tikfout zijn.
Voor het bewaren gelden duidelijke richtlijnen. Het is volgens de AP gebruikelijk om gegevens van een afgewezen sollicitant uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure te verwijderen; met toestemming van de kandidaat mag dat maximaal een jaar, bijvoorbeeld voor een toekomstige vacature. De Rijksoverheid hanteert in haar eigen privacyverklaring voor sollicitatieprocedures dezelfde termijnen en bewaart gegevens van aangenomen kandidaten, waaronder de VOG, tot 7 jaar na afloop van het contract. Leg je eigen termijnen vast in je privacyverklaring en houd je eraan.
Praktisch: bewaar referentienotities en screeningsresultaten niet in een gedeelde mailbox of een open Slack-kanaal, maar in je ATS of HR-systeem met beperkte toegang. Wie niet bij de beslissing betrokken is, hoeft ze niet te zien.
Komt er iets naar boven dat niet klopt, zoals een functietitel die zwaarder klinkt dan de referent beschrijft of een diploma dat niet gehaald blijkt, ga dan eerst het gesprek aan. Vaak is er een verklaring: een interne titel die extern anders heet, een opleiding die bijna is afgerond. Het verschil tussen een onhandige formulering en bewuste misleiding hoor je meestal snel.
De kandidaat heeft ook zelf rechten. Volgens de AP heeft een sollicitant recht op inzage in zijn persoonsgegevens, recht op correctie als die niet kloppen en in sommige gevallen recht op verwijdering. Denkt een kandidaat dat je je niet aan de regels houdt, dan meldt hij dat eerst bij jou; komen jullie er niet uit, dan kan hij een tip of klacht indienen bij de AP. Een heldere procedure voorkomt dat het zover komt.
Wil je weten welke interviewvragen vooraf al veel duidelijk maken, zodat de achtergrondcheck vooral bevestigt wat je al weet? Bekijk dan onze interviewvragen voor een marketeer.
Een achtergrondcheck is het sluitstuk van een goed selectieproces, geen vervanging ervan. Als de check pas aan het eind iets aan het licht brengt, is er eerder in het proces iets gemist. Daarom beginnen wij bij de voorkant: weten wat de rol écht vraagt, welke toegang iemand krijgt en welke resultaten realistisch zijn.
Met ruim twintig jaar gezamenlijke ervaring in sales- en marketingrecruitment en een netwerk van meer dan 50.000 professionals is de kans groot dat een goede kandidaat al in ons netwerk zit voordat de vacature openstaat. We weten hoe een performance marketeer over zijn cijfers praat en hoe een contentspecialist zijn werk laat zien. Dat maakt het makkelijker om opgeklopte claims te herkennen en de juiste vervolgvragen te stellen.
Geen cv’s schuiven, maar mensen voorstellen van wie we weten dat ze passen. Screening en matching zijn bij ons onderdeel van het hele traject, van kennismaking tot onboarding. Zo krijg jij kandidaten waar je met vertrouwen ja tegen zegt.
Jordy
Liever een kandidaat die al gescreend en gematcht is voordat je hem spreekt? Search-On werft en selecteert marketeers op junior, medior en senior niveau: van SEO- en SEA-specialisten en social media managers tot contentcreators en marketingmanagers. We begeleiden het traject van kennismaking tot onboarding en werken op basis van no cure no pay: je betaalt pas bij een geslaagde plaatsing.
Bekijk hoe onze marketing recruitment voor werkgevers werkt, of lees eerst ons stappenplan voor het werven van sales- en marketingprofessionals.
Nee. Volgens de AP mag je een sollicitant niet screenen zonder dat te melden. Je vertelt vooraf dat er een screening komt, waarom die nodig is en welke gegevens je onderzoekt. Na afloop informeer je de kandidaat over de uitkomst.
Toestemming is bij sollicitanten meestal geen geldige grondslag, omdat ze in een afhankelijke positie zitten en niet vrij kunnen weigeren. Je baseert de screening op een gerechtvaardigd belang en informeert de kandidaat vooraf. Alleen voor langer bewaren van gegevens, tot een jaar na de procedure, vraag je wel toestemming.
De AP beschrijft screening als het natrekken van het cv, bijvoorbeeld door de referenties te bellen die de sollicitant heeft opgegeven. Bel je anderen, dan verwerk je gegevens buiten medeweten van de kandidaat om en wordt het lastig om dat te rechtvaardigen. Wil je een extra referentie, vraag de kandidaat dan zelf om een naam.
Nee. Of een VOG zinvol is, hangt af van de bevoegdheden en de aard van het werk. Bij een marketeer met een eigen budget, toegang tot klantdata of een leidinggevende rol ligt het meer voor de hand dan bij een junior contentfunctie.
De duur van cv-verificatie en referentiegesprekken hangt vooral af van hoe snel referenten bereikbaar zijn. Een VOG voegt daar de behandeltijd van Justis aan toe. Plan de check daarom parallel aan de laatste gespreksronde, zodat je aanbod niet vertraagt.
