Nieuws
Time to fill meet de volledige invultijd van een vacature: van het moment dat de functie openstaat tot het geaccepteerde aanbod. Time to hire meet hoe snel een kandidaat door jouw funnel gaat: vanaf de eerste sollicitatie of sourcingcontact tot acceptatie. Voor workforce planning check je eerst time to fill, voor candidate experience eerst time to hire.
Kort samengevat:
- Het marktgemiddelde voor de invultijd is 44,5 dagen; de vijf best presterende bureaus halen gemiddeld 26,1 dagen, volgens Intelligence Group.
- Reguliere functies worden doorgaans binnen 4 tot 8 weken ingevuld, terwijl specialistische of technische functies 8 tot 12 weken of langer kunnen duren.
- Leg per team vast of de invultijd start bij goedkeuring van de vacature of publicatie; dat verschil kan dagen tot weken schelen en vertekent vergelijkingen.
- Rapporteer beide cijfers naast elkaar, maar kies per rapportage één hoofdmaatstaf, afgestemd op capaciteitsplanning of procesverbetering van het recruitmentteam.
- Beperk interviewrondes tot maximaal drie en leg voor iedere betrokkene een vaste beslisdeadline vast om wachttijd tussen gesprekken terug te dringen.
Het verschil zit in het perspectief. Time to fill kijkt door de ogen van de organisatie: hoe lang staat een functie open voordat die bezet is. Time to hire kijkt door de ogen van de kandidaat: hoe lang duurt het vanaf het eerste contact tot de handtekening onder het aanbod.
Dat verschil in startpunt verklaart waarom beide cijfers voor dezelfde vacature flink kunnen uiteenlopen:
In de praktijk zie je twee tegengestelde scenario’s. Een functie kan een hoge time to fill hebben doordat de vacature weken intern bleef liggen voor goedkeuring, terwijl de uiteindelijke kandidaat binnen tien dagen na sollicitatie werd aangenomen: lage time to hire, hoge time to fill. Omgekeerd kan een functie snel worden gepubliceerd, maar duurt het selectieproces zelf lang door veel interviewrondes: hoge time to hire, relatief lage time to fill als de publicatie snel volgde op de requisitie. Wie alleen naar een van de twee cijfers kijkt, mist waar de vertraging werkelijk ontstaat.
Time to hire telt de dagen vanaf het moment dat een kandidaat voor het eerst in beeld komt, via sollicitatie of actieve sourcing, tot het moment van acceptatie. De keuze van het startpunt is belangrijk: sommige teams tellen vanaf de sollicitatiedatum, andere vanaf het eerste sourcinggesprek. Zorg dat je team één vaste keuze maakt en die consistent toepast, anders vergelijk je cijfers die niet vergelijkbaar zijn.
De formule is eenvoudig:
In een spreadsheet werkt dat met een simpele celformule: =Acceptatiedatum - Sollicitatiedatum. Staat de sollicitatiedatum in cel B2 en de acceptatiedatum in C2, dan geeft =C2-B2 direct het aantal dagen. Duurt dit voor een accountmanager bijvoorbeeld 21 dagen en voor een senior marketing manager 45 dagen, dan zie je meteen dat seniorere rollen meer besluitmomenten en langere interviewtrajecten met zich meebrengen.
Recruiting Roundtable noemt voor Nederlandse corporate recruiters een gemiddelde time to hire van rond de 65 dagen, tegenover gemiddeld 46 dagen bij recruitmentbureaus volgens eerdere benchmarkdata. Dat verschil ontstaat doordat bureaus vaak minder interne goedkeuringsrondes nodig hebben en sneller kunnen schakelen tussen interviews.
Time to fill telt vanaf het moment dat de vacature organisatorisch bestaat tot het moment van acceptatie. Hier lopen definities nog verder uiteen dan bij time to hire: sommige teams starten de klok bij de requisitie, dus het moment dat de functie wordt goedgekeurd, andere bij de daadwerkelijke publicatie van de vacature. Dat verschil kan dagen tot weken schelen, dus leg de keuze vast in je meetmethodiek voordat je cijfers vergelijkt tussen afdelingen.
De berekening volgt dezelfde logica als time to hire:
In Excel of Google Sheets ziet dat er zo uit: staat de requisitiedatum in B2 en de acceptatiedatum in C2, dan geeft =C2-B2 de time to fill in dagen. Intelligence Group meldt een marktgemiddelde invultijd van 44,5 dagen, terwijl de vijf best presterende recruitmentbureaus gemiddeld op 26,1 dagen uitkomen. Dat gat van bijna 20 dagen wijst meestal niet op makkelijkere vacatures bij die bureaus, maar op een strakker ingericht proces: vooraf opgebouwde talentpools, gestandaardiseerde beslismomenten en dedicated sourcing. Loopt jouw time to fill structureel ver boven het marktgemiddelde uit voor vergelijkbare functies, dan is dat vaak een signaal dat interne goedkeuringsstappen of wervende rondes vertraging veroorzaken, niet dat de arbeidsmarkt krapper is dan bij concurrenten; in dat geval kan het helpen om eerst te investeren in de digitale fundering van je recruitmentproces voordat je aan de volgende wervingscampagne begint.
Welke metric voorrang krijgt, hangt af van de vraag die je probeert te beantwoorden. Een paar criteria helpen om dat snel te bepalen:
De praktische regel: rapporteer beide cijfers naast elkaar, maar wijs per rapportage één aan als primaire KPI. Zo voorkom je dat stakeholders de cijfers tegen elkaar uitspelen of verkeerd interpreteren.
Marktgemiddelden zijn alleen nuttig als je ze segmenteert naar functieniveau en sector. Het marktgemiddelde time to fill ligt op 44,5 dagen, tegenover 26,1 dagen bij de vijf best presterende recruitmentbureaus, aldus Intelligence Group. Dat verschil van bijna twintig dagen laat zien hoeveel winst een gestroomlijnd proces kan opleveren, ongeacht de onderliggende arbeidsmarkt.
Lakehouse splitst dit verder uit: reguliere functies worden doorgaans binnen 4 tot 8 weken ingevuld, terwijl specialistische of technische functies vaak 8 tot 12 weken of langer duren. Interne recruitmentteams rapporteren voor gespecialiseerde functies regelmatig 8 tot 12 weken, terwijl een gespecialiseerd bureau voor diezelfde functies vaak 4 tot 6 weken nodig heeft, dankzij toegang tot warme netwerken en passieve kandidaten.
Senioriteit en sector bepalen dus meer dan welk gemiddelde je ook citeert. Vergelijk je eigen cijfers altijd binnen hetzelfde functieniveau en dezelfde sector, anders vergelijk je appels met peren.
Een betrouwbare meting begint bij vaste datapunten die je ATS of spreadsheet consistent vastlegt. Zonder die discipline krijg je ruis in plaats van inzicht.
Met die datapunten in kolommen naast elkaar wordt de rest rekenwerk. Voor time to hire gebruik je =Acceptatiedatum - Sollicitatiedatum, voor time to fill =Acceptatiedatum - Requisitiedatum. Wil je het gemiddelde over meerdere vacatures, dan volstaat =GEMIDDELDE(bereik) op de kolom met berekende dagen.
De meest voorkomende meetfout is inconsistente definities tussen afdelingen: de ene manager telt vanaf publicatie, de andere vanaf requisitie. Spreek dit vooraf af en leg het vast in een gedeeld document, zodat vergelijkingen tussen teams kloppen.
Pro-tip: Filter uitgevallen of geannuleerde vacatures altijd uit je dataset voordat je een gemiddelde berekent, anders trek je uitschieters naar binnen die niets zeggen over je normale proces.
De meeste vertraging zit niet in de arbeidsmarkt, maar in het eigen proces. Een paar aanpassingen leveren meestal direct resultaat op:
Robert Half wijst erop dat vertraagde communicatie tussen interviewrondes vaak de reden is waarom organisaties hun beste kandidaten verliezen aan een snellere concurrent. Korte feedbackloops en proactieve communicatie beperken dat risico aanzienlijk.
Wanneer je team structureel boven de benchmark uitkomt en interne capaciteit ontbreekt om het proces te herontwerpen, kan een gespecialiseerd bureau met bestaande netwerken en sourcingroutines sneller resultaat leveren dan een interne herstart vanaf nul. Meer concrete tactieken specifiek voor marketingrollen staan in onze tips om time to hire te verlagen voor marketingfuncties.
Pro-tip: Meet na elke procesaanpassing opnieuw dezelfde functie binnen hetzelfde kwartaal, zo zie je direct of de wijziging echt tijd bespaart of alleen op papier goed klinkt.
Bij een recente plaatsing voor een marketing manager-rol liep de interne doorlooptijd al weken op doordat de vacature pas laat werd gepubliceerd na goedkeuring. Door meteen te starten met sourcing uit een bestaande talentpool van marketingprofessionals, kon een shortlist van drie passende kandidaten binnen een week worden gepresenteerd.
De aanpak die het verschil maakte:
Elk van deze stappen kan een intern team zelf repliceren met de juiste discipline. Wat een gespecialiseerd bureau toevoegt, is een netwerk dat al warm is voordat de vacature zelfs bestaat, en dat scheelt precies de weken die de meeste teams kwijt zijn aan sourcing vanaf nul. Meer over wanneer dat de moeite waard is, lees je in wanneer een recruiter inschakelen zinvol is voor een marketingfunctie.
Snelheid wordt vaak gezien als het tegenovergestelde van zorgvuldigheid, maar de meeste vertraging zit niet in de selectie zelf: die zit in wachttijd tussen stappen. Een strak geplande agenda met vaste beslismomenten kost geen kwaliteit, die voorkomt vooral verveling en afhakende kandidaten.
Voor drukbezette teams is de volgorde simpel: leg eerst je datapunten vast, kies daarna één primaire metric per rapportage, en test pas daarna één procesaanpassing per kwartaal. Begin deze week met het meten van slechts één vacature van begin tot eind, dat alleen al legt bloot waar de tijd echt verdwijnt.
— Jordy
We zijn gespecialiseerd in recruitment voor sales en digitale marketing. Dit helpt vaak om doorlooptijden te verkorten zonder dat de kwaliteit van de match eronder lijdt, van eerste intake tot volledige onboarding.
Een samenwerking verloopt in drie stappen: een intake waarin we het profiel en de functie scherp krijgen, een concreet voorstel met werkwijze en planning, en afspraken over doorlooptijd en vervanging bij een eventuele misfit.
Wil je weten hoe snel we voor jouw functie een shortlist kunnen samenstellen? Neem contact op via Search-on en start de intake.
Time to fill meet de periode vanaf het ontstaan van de vacature, bij requisitie of publicatie, tot het moment van acceptatie, vanuit organisatieperspectief. Time to hire meet vanaf de eerste sollicitatie of sourcingcontact tot acceptatie, vanuit het perspectief van de kandidaat door de funnel heen.
Time to fill is het aantal dagen tussen het moment dat een vacature organisatorisch ontstaat, via requisitie of publicatie, en het moment waarop een kandidaat het aanbod accepteert. Recruiting Roundtable beschrijft dit nadrukkelijk als een cijfer vanaf vacatureopening, in tegenstelling tot time to hire dat pas start bij de sollicitatie.
Er bestaat geen eenduidige, algemeen erkende definitie van een zogeheten 80/20-regel specifiek voor interviews binnen recruitmentmetingen. In de praktijk wordt de term soms losjes gebruikt om te zeggen dat een beperkt deel van je interviewrondes of vragen het grootste deel van de voorspellende waarde levert, maar dit is geen vaste, gevalideerde methodiek.
Time to hire bereken je door de sollicitatie- of sourcingdatum af te trekken van de acceptatiedatum: Acceptatiedatum − Sollicitatie- of sourcingdatum. In een spreadsheet werkt dit met een eenvoudige celformule zoals =C2-B2, waarbij B2 de startdatum en C2 de acceptatiedatum bevat.
Het marktgemiddelde time to fill ligt rond 44,5 dagen, terwijl de vijf best presterende recruitmentbureaus gemiddeld 26,1 dagen nodig hebben, volgens Intelligence Group. Reguliere functies vallen volgens Lakehouse vaak binnen 4 tot 8 weken, terwijl specialistische functies 8 tot 12 weken of langer kunnen duren.
